¿Se puede acabar con el fraude en los gastos de desplazamientos?


Nos ha parecido interesante la exposicion de David Keller en  DeplacementsPros, el medio francés líder en movilidad profesional. Por ello nos gustaría compartir los puntos más importantes sobre cómo acabar con el fraude en los gastos de desplazamientos.


El costo del fraude de informes de gastos es asumido cada año por las empresas francesas en 1.200 millones. Concretamente, estos reembolsos indebidos equivaldrían hasta el 5% de los ingresos de una empresa. Es por ese motivo que las empresas buscan acabar con el fraude en los gastos que provienen del desplazamiento.

Otra cifra convincente: uno de cada cinco empleados declaró gastos no conformes con la política de la empresa. Cabe destacar que una declaración no conforme no es necesariamente fraude. 

Pero en términos contables, el coste que supone un reembolso inadecuado sigue siendo el mismo para la empresa.

Los fraudes más frecuentes son:

  • Duplicados: un empleado hace un reclamo de gastos ya reembolsado unos meses antes,
  • La declaración de excesos de kilometraje: una distancia declarada mayor que la realmente recorrida. Con respecto a las millas permitidas, un estudio europeo considera que los kilómetros reembolsados ​​indebidamente alcanzan el 20%.
  • La invitación cruzada: este es un acuerdo entre un empleado y un proveedor o un cliente que cada uno envía el mismo informe de gastos (para dos, por lo tanto) a su empresa para el reembolso de una invitación profesional,
  • La factura falsa: una factura (restaurante, taxi …) inflada voluntariamente.

La desmaterialización, el paso a la digitalización

La solución, imperfecta pero que hace que el fraude sea más complejo es pasar la factura a la contabilidad sin pasar por el tan oído «Completo mi tabla de Excel y adjunto mi comprobante». 

Ya sea SAP Concur o Jenji, Onexpense o Expensya. Todos ellos son actores del mercado con suministro automatizado, en el que grandes grupos y brotes jóvenes ya viven la desmaterialización que está en acción.

Lo realmente beneficioso es que ambos actores empresa y empleado viven una simplificación del proceso, una fuente de error eliminada, una mejor organización. En este último punto, en primer lugar para el emisor, por informes de gastos archivados. Y para la empresa, dependiendo de la solución elegida, una compilación automática de gastos o incluso su organización de asistencia de gestión estadística.

Las soluciones que ofrece el mercado

Las diferentes soluciones se basan en OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y tecnologías de IA (Inteligencia Artificial)

El OCR para leer informes de gastos escaneados (fotografiados con su teléfono inteligente) a través de la aplicación de la solución y transmitidos al departamento de contabilidad de una forma más o menos organizada, desde una simple tabla de Excel hasta documentos sintéticos que respaldan la gestión gastos.

El desarrollo final en este área será ofrecer una auditoría confiable de los informes de gastos antes de que sean procesados ​​por el departamento de contabilidad. Una característica que aún busca su completa confiabilidad.

Entre las ofertas, la diferencia se da en el rendimiento técnico del OCR y la IA. Pero también en las opciones que siempre van en la dirección de una menor intervención del ser humano, así como en el nivel del transmisor del informe de gastos a su receptor.

¿Qué opciones tengo?

Todas las soluciones distinguen cuatro partidas principales de gastos: alojamiento, restaurante, transporte y asignaciones de kilometraje

1Por ejemplo, SAP Concur ofrecerá una lectura detallada de las notas de alojamiento, capaz de restar los gastos del minibar de la nota total. Si así lo exige la política de la compañía. 

2 Por otro lado, Spendesk asociará una tarjeta mastercard tradicional con su aplicación al reservar transporte o pasar la noche en línea. 

3 El tercer actor que pide la generalización de este tipo de solución que facilita la visibilidad y la auditoría: las autoridades públicas. La Dirección General de Impuestos y URSSAF autorizaron la desmaterialización de los recibos de costos en 2017.

4 Un cuarto calculará las asignaciones del kilometraje en función de un rastreador colocado en el vehículo del empleado y activado por él bajo el GDPR. (Reglamento General (UE , nota del editor) sobre protección de datos). 

5 Un quinto se centrará en el rendimiento en el extranjero con la traducción multilingüe de documentos escaneados y la conversión de cantidades a la moneda elegida.

6 Otra aplicación identificará duplicados (cuando el mismo informe de gastos se toma dos veces en la foto),

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