Ricoh España, ejemplo de digitalización en la gestión de viajes de empresa

Los viajes de negocio plantean, hoy en día, importantes retos para las organizaciones, tanto a nivel presupuestario como en el ámbito medioambiental. En este sentido, las tecnologías de digitalización y colaboración se ponen al servicio de los directores de compras, directores financieros y «travel managers» para desplegar políticas de viajes más eficientes y sostenibles.

El desplazamiento urbano (taxi, VTC, transporte público), las dietas, los parkings, el hotel o el apartamento, avión, tren y la omnipresente gasolina. Las partidas a analizar son múltiples y a éstas, se añaden los costes indirectos como, por ejemplo, el tiempo destinado a la tramitación de reservas, solicitudes, registro de facturas, etc. Un sinfín de variables que de no contar con ellas, pueden repercutir en grandes sobrecostes.

El Travel & Expense Management

Definir la política de viajes es el punto de inicio, pero no el final. Además, actualmente, no podemos ser ajenos a las necesidades de movilidad —la posibilidad de trabajo deslocalizado de la oficina. Así como la conciliación con la vida personal de los empleados. Dos tendencias cada vez más relevantes en el contexto de las nuevas maneras de trabajar, a las que la tecnología de colaboración da respuesta.

Actualmente, existe un amplio abanico de soluciones de comunicación a distancia que acercan a las personas, sin  necesidad de desplazarse físicamente, lo que está cambiando las reglas de nuestro mercado. En este contexto, parece lógico que los fabricantes e integradores de sistemas de comunicación sean ya considerados nuevos y destacados actores en el ámbito de las políticas de viajes. Un mercado que podría suponer algo más de los 18.000 millones de euros anuales en España.

El caso de Ricoh España

Contar con una política de viajes que integra herramientas tecnológicas tiene varios beneficios para las organizaciones, centrados, sobre todo, en la transparencia ,la eficiencia y la conciliación. De esta manera, las empresas mejoran la experiencia de sus empleados y, por consiguiente, aumentan su bienestar y compromiso.

Antonello Simoncini, Purchase Manager de Ricoh España y Portugal

La digitalización de la política de viajes ofrece un retorno, con ventajas directas e indirectas, derivadas del uso de las nuevas tecnologías. Es decir, el ahorro va más allá de los datos puramente económicos y toca, incluso, la esfera personal del empleado. Tan solo hace falta cuantificar las horas pedidas en los desplazamientos, como la espera en aeropuertos, los retrasos, etc.

De reuniones presenciales a videoconferencias

Aplicar las tecnologías digitales y de colaboración en la gestión de viajes contribuye de manera directa a mejorar las condiciones laborales y una gestión más sostenible de los recursos, tal y como lo demuestra el caso de Ricoh España.

Hace dos años, la Dirección apostó por la digitalización de la compañía y la implantación de una nueva cultura de trabajo colaborativo. Para ello, se tomaron un conjunto de decisiones clave, como la digitalización de procesos (firma digital,e-factura, gestión documental, etc.) o la migración al cloud. Éstas ayudaron a impulsar esta nueva cultura corporativa, previendo revisiones periódicas para ajustar su despliegue. En paralelo, se inició un proceso de formación continua para los empleados en el uso de las nuevas tecnologías.

De reuniones presenciales a videoconferencias (2)

Además, entre 2016 y 2018 la  empresa hizo una potente inversión en   equipos y en nuevos sistemas de comunicación remota y videoconferencia, como UCS. Más tarde, en 2017, la renovación tecnológica tuvo un punto de inflexión cuando Ricoh adquirió la empresa TechnoTrends, dedicada a la   implantación de soluciones y servicios de colaboración empresarial a distancia. Esta adquisición ayudó a dar el impulso final a la cultura de colaboración de Ricoh y a posicionar a la empresa como líder en este mercado.

Mapa del proceso end to end para la gestión de los viajes implementado por Ricoh España.

En él tienen un papel primordial las tecnologías digitales para la solicitud y reserva de viajes y servicios asociados, así como su pago y la gestión de los gastos de viaje.

Ricoh España, digitalización en la gestión de viajes de empresa
Ricoh España, ejemplo de digitalización en la gestión de viajes de empresa

Gracias a la incorporación de esta tecnología de comunicación a distancia, después de un detallado estudio, la empresa decidió que, de las cuatro tipologías de viajes que tiene definidas (visitas comerciales, formación, servicio técnico y administración) era esta última la más susceptible de ser sustituida por reuniones virtuales.

Resultados

De esta manera, de 2016 a 2018 Ricoh ha reducido en un 10% los viajes por motivos administrativos. Teniendo en cuenta que suponían un 14% de los viajes de la compañía, el retorno generado con su reducción permitía dotar las diferentes sedes con salas de reuniones equipadas con tecnología de colaboración de última generación, según las tareas a llevar a cabo en cada caso. Tras este proceso de digitalización, hoy en día las reuniones administrativas se realizan a distancia. 

Esto se ha traducido en un drástico descenso del 48% de las emisiones de CO2 generadas por los viajes de negocios de los empleados de la compañía. Un ahorro directo en costes del 13,5%, además de una reducción del 49% en km recorridos y un ahorro de 16.000 horas en viajes.

En línea con los ODS

Esta es una excelente noticia para esta compañía comprometida directamente con 10 de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU. Estrechamente relacionados con los 3 pilares en los que se basa su actividad: Personas, Planeta y Prosperidad.

Además de reducir los viajes de negocios, Ricoh ha llevado a cabo otras acciones. La renovación de la flota de vehículos por eléctricos e híbridos o la implantación de la facturación electrónica y el teletrabajo. En línea con el objetivo 13 de Acción por el Clima. Con ellas, la compañía ha conseguido reducir un 21% las emisiones de CO2 por empleado respecto a 2017 mejorando un 20% la conciliación con la vida personal de los empleados.

En definitiva…

La implantación de una nueva política de viajes en Ricoh no solo ha generado el retorno económico esperado. Se ha alineado con los valores corporativos de sostenibilidad y respeto por las personas y el entorno. Ha conseguido ofrecer a sus colaboradores una mejor experiencia en el trabajo y, en paralelo, una gestión más sostenible de los recursos de la empresa. Un claro ejemplo de tecnología al servicio del talento de las personas, que permite trabajar en equipo de una manera más eficiente para empleados y compañía.

Juli Burriel - Editor TE News

Juli Burriel - Editor TE News

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