Las siete claves del Expense Management


Las siete claves del Expense Management le ayudarán a organizar de una forma efectiva la gestión de las dietas y las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia. 


Las siete claves del Expense Management

1. Planificación

La planificación se debe concretar y plasmar en el redactado de una política de Travel & Expense Management. Por supuesto, el primer punto, e indispensable, es garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados durante sus desplazamientos laborales. Para que el documento de la política se considerarse completo deberá contener directrices sobre Medioambiente y sobre Responsabilidad Social Corporativa.

2. Digitalizar todos los procesos

Afortunadamente las nuevas soluciones tecnológicas nos están ayudando cada vez más en la gestión de la Movilidad Corporativa y en concreto del Travel & Expense Management.

Los utensilios digitales permiten mejorar los procesos internos de gestión de los gastos generados por los viajeros, incluso cuando intervienen distintos departamentos, como por ejemplo: Contabilidad, Recursos Humanos, Servicios Generales, Finanzas, RSC, Seguridad, Informática o Telecomunicaciones.

La oferta de soluciones para la gestión del Travel & Expense es bastante amplia. Actualmente existen varias soluciones tecnológicas que permiten llegar a todo tipo necesidad concreta de la empresa. 

Aquí le referimos los siguientes: En primer lugar, tenemos a Cytric de Amadeus y Sap Concur, también a la italiana SARCE, a Captio y a Expensya. Pero también debemos tener en cuenta las otras soluciones que nacen especializadas y que además resultan las más conocidas a nivel popular, como UBER o Cabify para la gestión de la movilidad corporativa urbana donde también tenemos a FreeNow o las también nombradas Taksee o Joinup. Otros ejemplos, en este caso de soluciones especializadas para la gestión de consumo del carburante, Solred, BP, o Cepsa. Sin olvidar servicios de gestión de dietas como por ejemplo Sodexo o Edenred.

3. Integrar los sistemas de la empresa

Al implementar estos los nuevos partners tenga en cuenta establecer primero un procedimiento adecuado que garantice el cumplimiento de los requisitos que se estipulan para este ámbito en la LOPDY recordarle que los nuevos sistemas integrados en una compañía se deberán poder integrar en con todos departamentos de la compañía y sus soluciones tecnológicas: Compras, Finanzas o Recursos humanos.

4. Negociar

Teniendo en cuenta toda esta oferta si quiere encontrar a su partner, no olvide sentarse a hablar y negociar con ellos. No lo confundan con regatear.

5. Definir los gastos reembolsables y sus requisitos

Al redactar una política de Travel & Expense no olvide definir explícitamente los importes de gastos de manutención y de kilometraje autorizados, es decir, los límites establecidos por convenios. Así como los límites exentos y las condiciones para su devengo.

Recuerde también que debe llevar un control especial para asegurar la recuperación de todo IVA soportado mediante la conversión de las notas de gasto en facturas ya que le genera un ahorro económico directo en sus cuentas anuales, y de paso le evita una sanción de la Agencia Tributaria contra su organización.

Sobre la gestión administrativa y fiscal de los IVA soportados de los gastos implícitos en un desplazamiento laboral, existen proveedores especializados a tener en cuenta, pues no se puede olvidar las implicaciones legales sobre la organización. Revise los requisitos de la ley SII (Suministro Inmediato de Información) y la obligación de cumplir los periodos marcados por la Agencia Tributaria.

6. Concienciar al viajero

Deben concienciar a todos los empleados, pero sobre todo a los viajero frecuentes. Para ello hay varias fórmulas que pueden analizarse en otro artículo pero le dejamos una pista, «implicar al viajero», incluso desde el minuto 1 de la planificación. Ésto le permitirá que el proceso de adaptación y confianza sea rápido y nada traumático. Piense siempre en positivo, a lo mejor puede aprovechar para incorporar otras nuevas medidas que hacía tiempo tenía pensado aplicar.

7. El Tratamiento fiscal

Los conflictos con la AEAT suelen tener como origen la dudosa veracidad sobre las dietas declaradas por la empresa. Algunos profesionales afirman que la solución se encuentra en que las empresas realicen un tratamiento digital y por lo tanto más adecuado para poder demostrar la veracidad de los desplazamientos asociados.

Cabe destacar el requisito que impone la Agencia Tributaria para que estos gastos queden exentos, ya que éstos deben provenir de un municipio distinto al lugar de trabajo habitual y a la residencia del trabajador. Y, por lo tanto, la empresa debe disponer de un sistema que permita rastrear la ejecución del gasto.

Un último consejo, revise el Convenio Colectivo ya que puede incluir importes por estos conceptos superiores a los estipulados por Hacienda, aunque los límites exentos serán siempre los determinados por la norma de la AEAT.

Las siete claves del Expense Management es un artículo basado en el contenido de diversos artículos publicados del señor Josep Chiva

Redacción

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