Las claves para organizar un evento


Desde dar a conocer una marca, producto o servicio, hasta presentar el plan estratégico de una compañía. Los eventos se han convertido en una herramienta de comunicación esencial.


Cada evento es único, sin embargo, el punto de partida es común: debemos empezar por conocer su objetivo.

Asimismo, conectar emocionalmente con los asistentes y hacer que vivan una experiencia memorable son dos cuestiones que nos ayudarán a que nuestro proyecto sea un éxito.

Las claves para organizar un evento implican, además de los recursos básicos, como el espacio y el catering, otros aspectos que resultan imprescindibles para que la ejecución sea fluida y acertada.

CLAVES BÁSICAS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

En primer paso

  1. ¿Qué pretendemos conseguir? Conocer los objetivos de la organización del evento y construir el proyecto en base a esto
  2. ¿Cuál es nuestro público? Definir el target desde el inicio es esencial.
  3. ¿Cuál es el presupuesto con el que se cuenta para el evento? Esto nos dará una idea de la dimensión y recursos con los que contaremos
  4. ¿Qué herramientas utilizar?

Además de contar con un equipo interno cualificado, o de apoyarte en profesionales o agencias especializadas, existen herramientas digitales de gran utilidad, como Eventool o Eventwo. Estas te garantizan la optimización de tiempo, una experiencia ágil e incluso, poder medir la satisfacción final con una encuesta.

A continuación, recogemos una serie de herramientas que pueden ayudarte en cada uno de los pasos de la organización de tu evento:

El «save the date»

Uno de los principales objetivos en la organización de un evento consiste en llegar al mayor número de personas, pero sobre todo, a tu público objetivo.

Ante la dificultad de poder asistir a todos los eventos a los que nos invitan, el tiempo es fundamental. Una vez cerrada la fecha, lugar y hora, es recomendable enviar un “Save the date” que nos asegure un hueco en las apretadas agendas. Posteriormente, enviaremos la invitación y programas detallados a los asistentes.

Crea un título atractivo

El título debe ser atractivo, breve y claro para captar la atención del receptor. Debe dejar entrever el objetivo del evento y ser relevante.

Por ello, debemos pensar en palabras claves que inciten a ello.

La invitación

Para diferenciarnos desde el primer momento, la invitación debe tener un diseño y contenido atractivo. Esto hará que despierte interés y ánimo por compartirla.

No podemos olvidar un mapa de acceso a la zona donde se realiza el evento. Asimismo, las coordenadas y un enlace on-line son bienvenidos.

Por otro lado, hacer uso de formatos sociales que se compartan con facilidad a través de Whatsapp y LinkedIn y por supuesto, la información de los ponentes y del contenido que compartiremos con los invitados.

Finalmente, el contacto de la persona que organiza el evento, para poder ampliar información y fecha límite para confirmar. Además, si la invitación es nominativa, deberemos indicarlo para evitar malentendidos.

Las claves para organizar un evento
Claves para organizar un evento

Diseña una imagen del evento para circular en redes

Es importante, también, la imagen y material audiovisual que está relacionado con el evento. Es fundamental que tenga coherencia con el contenido, y también que resulte atractivo.

Recordemos que los formatos audiovisuales siempre tienen buena acogida. Un breve vídeo o píldora capta la atención y es fácilmente compartido.

Para diseñar imágenes tenemos numerosas herramientas, pero os dejamos dos que son muy fáciles de utilizar y además son gratuitas: Canva y Fotor.

Utilizar las redes sociales para promocionar de forma gratuita tu evento

Como ya sabemos, las redes sociales se han convertido en una plataforma de promoción que podemos utilizar de forma gratuita.

Ya no basta, cuando hablamos de claves para organizar un evento, con diseñar una buena invitación con el mejor papel. Hemos de pensar en el ecosistema digital, por lo que deberemos diseñar y producir piezas para él. Un microsite del evento, una landing page y por supuesto, elementos para comunicar y dar difusión en los diferentes canales sociales.

Puedes, por ejemplo, impulsar la publicidad desde plataformas digitales con gran repercusión como FacebookLinkedin o Instagram. Incluso, contratar a algún influencer o colaborar con partners del sector, que comparta sus valores con los de la marca y de visibilidad al evento.

Invertir en una herramienta de promoción

Además de promocionar el evento de forma gratuita, en función del presupuesto y objetivos, podría ser interesante destinar una partida a la promoción y difusión, especialmente si el evento es para el gran público y pretendemos una asistencia masiva.

Una pequeña inversión puede dar gran visibilidad al evento, sin embargo es muy importante tener en cuenta:

  • Invertir en aquellos medios afines a tu target (on y off line)
  • Crear piezas atractivas e impactantes
  • Alinear tu mensaje con los objetivos del evento

Retransmitir tu evento en streaming

El streaming es otra herramienta de comunicación digital que destruye la barrera geográfica. Además, podemos grabar el streaming y difundirlo posteriormente en redes sociales.

Para ello, debes tener en cuenta que:

  • La señal de internet sea buena. Es aconsejable que realices una prueba antes del día del evento para asegurar que la retransmisión es buena. Apóyate en profesionales cualificados para evitar sorpresas.
  • Elegir un canal de retransmisión, como el canal de Youtube de la empresa u organización donde se realice el evento. Youtube da gran facilidad para compartir el contenido en otras plataformas.
  • Dejar claro a los usuarios antes del evento dónde pueden ver el streaming (comunicarlo previamente).
  • Solicitar con anterioridad los permisos de uso y difusión de imágenes a los ponentes y participantes en el evento (tanto para el streaming como para los videos y resto de piezas que se producirán posteriormente para su difusión)

Revisa los aspectos técnicos

Un gran evento puede venirse abajo por cuestiones técnicas que hayan pasado desapercibidas en la organización previa. Cuenta siempre con asesoramiento profesional para asegurarte de que el espacio y los medios técnicos son los adecuados y apóyate en un equipo especializado que esté in situ el día del evento.

Hay que tener en cuenta la conexión wifi y que exista la posibilidad de encontrar fácilmente enchufes en la sala para que los asistentes puedan conectar sus dispositivos. Si, además, asiste prensa, lo agradecerá ya que podrán ganar tiempo y preparar su contenido.

En conclusión, debemos cuidar todos los detalles para poder viralizar nuestro evento. Además, cuidar aspectos sencillos como la temperatura de la sala o el ruido procedente de espacios anexos.

Utiliza tecnología inmersiva en tu evento

Podemos llegar a impresionar a los asistentes con tecnología inmersiva. Gracias a estos avances tecnológicos, tenemos la capacidad de recrear contenido de una manera muy creativa y efectiva, muy alineada con el mensaje que queremos transmitir. Se trata de una de las claves para organizar un evento que, actualmente, aportan más valor a este.

La Inteligencia artificial, Realidad VirtualRealidad Aumentada, son algunos de los ejemplos que podemos utilizar para captar mejor la atención del asistente o usuario y transmitir nuestro mensaje.

Esta tecnología ha de ayudarnos a conectar emocionalmente con el asistente, a que interactúe con la marca y sobre todo, contribuir a un grato recuerdo de esta experiencia.

Claves para organizar un evento
Utiliza tecnología inmersiva en tu evento

Crea una presentación visual

Si en tu evento has de realizar una presentación además del tradicional PowerPoint, incluye contenido en formato audiovisual. Los videos son, sin duda, una opción muy atractiva. Puedes utilizar plataformas de bancos de imágenes con derechos y gratuitas como PexelsUnsplah o Pixabay.

Últimos detalles

No olvides establecer metas y métodos claros para medir el éxito y el retorno sobre la inversión (ROI).

Ningún evento resulta ser igual, así que cada vez que empieces a organizar uno nuevo, focaliza la audiencia a la que irá dirigido, investiga sobre el perfil de los invitados, sus preferencias o intolerancias alimenticias.

Recuerda que uno de los principales objetivos de cualquier evento es el Networking.

Dentro del timing, incluye actividades para interactuar y conocer a otras personas. Y, puesto que siempre es difícil «romper el hielo», considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas que sorprendan y faciliten esta labor aportando diferenciación e impacto. ¡Seguro que nadie se olvida de nosotros y de nuestra marca!

Y por supuesto, medir, medir y medir. Una encuesta posterior de valoración a través de canales digitales en las 24 horas siguientes al evento nos ayudará a detectar áreas de mejora e implementarlas en próximos eventos.

¡Enhorabuena! Ya tienes las claves para organizar tu evento. Ahora te queda saber cómo lo vivirá el asistente. Aunque, si llegaste hasta aquí, seguro que será satisfactorio.

Travel & Expense News con la colaboración de Tania Muñoz Maldonado

Jesse Guerrero

Jesse Guerrero

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