Las 8 medidas básicas para reducir el fraude en las notas de gasto

Reducir el fraude de las notas de gasto, durante los viajes de negocios y desplazamientos laborales, es uno de los objetivos principales de cualquier corporación, independientemente de su tamaño o sector.

Algo que parece evidente tras analizar los datos recogidos en el Informe Captio del fraude interno de 2018  donde el coste medio del fraude en las notas de gasto, alcanza los 62.755 € anuales por empresa.

A continuación, les presentamos los tipos de fraudes que realizan los empleados durante los desplazamientos laborales (dietas, gastos de locomoción y extras en alojamientos) y también las medidas básicas para reducir este fraude

Tipos de fraude en las notas de gasto

Para poder analizar estas medidas, se presentan los distintos tipos de fraude empresarial relacionado con el desplazamiento de empleados por motivos laborales.

Estos se pueden definir de forma muy sencilla:

Fraude por importe

Las cifras reportadas en los informes de gastos no cumplen con las políticas de gastos establecidas por la empresa.

Fraude por justificante

Los gastos no están correctamente justificados.

Fraude por cronología

Los gastos presentan un problema o error en la cronología.

Otros tipos de fraude

Existe también quien defrauda al reportar más kilómetros al día de lo que permiten las políticas de empresa o incluso los que llega a realizar por trabajo, por la compra de artículos no autorizados durante el viaje y todo un abanico de posibles fraudes en notas de viaje.

8 medidas básicas para reducir el fraude en las notas de gastos

1 Establecer un marco normativo interno, como políticas de gastos y códigos éticos.

2 Disponer de herramientas tecnológicas específicas de control de gastos, que permitan detectar y prevenir el fraude.

3 Realizar formación a todos los empleados acerca de este tema, para concienciarles y alinear a todos los integrantes con las políticas de empresa.

4 Fomentar un buen clima laboral, con un trato justo e igualitario a todos los empleados.

5 Realizar auditorías tanto internas como externas para detectar casos de fraude que se hayan pasado por alto y situaciones de riesgo.

6 Disponer de los canales de denuncia adecuados, y que permitan a los empleados informar de casos de fraude interno de forma anónima

7 Involucrar a todos los estratos de la empresa, no solamente a los trabajadores de rango más bajo o mandos intermedios.

8 Aplicar todas las medidas, ya que tener herramientas, marco normativo, canales de denuncia, etc, no sirve si no se utilizan.

Las pymes son más susceptibles al fraude

Otra de las sorprendentes revelaciones del estudio es que las pymes son más susceptibles a sufrir el problema del fraude durante un desplazamiento laboral. Esta diferencia se puede explicar por varias razones:

Las pymes son más susceptibles a sufrir el problema del fraude en los viajes de negocios y desplazamientos laborales, ya que disponen de menos recursos para su detección y prevención.

Las grandes empresas suelen tener más herramientas tecnológicas de control de gastos, por lo que resulta más difícil que se den casos de fraude. Además, se suelen dar muchas más auditorías de gastos, por lo que los gastos efectuados de forma posiblemente fraudulenta son detectados mucho más fácilmente.

En cambio, las pymes disponen de menos recursos para dedicar a la detección y prevención de fraude, así como menos innovación en este sector.

Redacción

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