Gestionar los presupuestos y los gastos de viajes en momentos de incertidumbre

La gestión eficiente de los presupuestos y los gastos de viajes debería ser una prioridad para cualquier negocio. Se vuelve aún más vital cuando fuerzas impredecibles del mercado ejercen nueva presión sobre los presupuestos y planes. Si bien las empresas observan la ralentización de las ventas, los gastos diarios necesarios para mantener el negocio en marcha pueden continuar al mismo ritmo. Justamente durante tiempos de incertidumbre los responsables financieros necesitan estar seguros de estar realizando el seguimiento, la gestión y el control de los gastos, necesarios para la adaptación y el éxito de su empresa.

Los responsables financieros se están encontrando que una gestión efectiva de los gastos está vinculada a una sólida rentabilidad y crecimiento de ingresos. Pero cuando los datos de gasto son incompletos, inexactos o llegan tarde, los presupuestos significan poco más que un número. Los métodos tradicionales de gestión presupuestaria, como aplicar congelaciones del gasto o utilizar políticas de usarlo o perderlo, tienden a perjudicar en vez de ayudar. La congelación de los gastos debido a la desaceleración económica puede conducir a la pérdida de oportunidades de inversión en crecimiento. A menudo, las políticas de usarlo o perderlo significan que los fondos se gastan en áreas con un ROI bajo al final de cada trimestre o año.

No obstante, al gestionar los presupuestos en tiempo real, las empresas pueden optimizar el flujo de caja, detectar ahorros de costes y asesorar sobre decisiones empresariales más inteligentes a medida que se desarrolla el gasto. Para ayudar a conseguir esto, aquí se ofrecen algunos consejos y trucos para recoger el gasto en tiempo real: 

Organizar los datos de viajes y gastos en un solo lugar.

Los datos solo son valiosos cuando son accesibles, precisos y completos. La extracción manual de los datos de gasto históricos y futuros de varias fuentes puede ser una tarea laboriosa y propensa a errores. Así que hay que apoyarse en una tecnología que agregue automáticamente los datos en una sola vista. También hay que asegurarse de que la solución puede transformar los datos en información fácil de consumir. De modo que los gestores de presupuestos puedan comprender rápidamente dónde va el gasto y si se necesitan cambios.

Priorizar la automatización e IA.

La automatización de procesos corporativos básicos; como, la gestión de viajes y gastos, ahorra tiempo a los empleados, elimina errores de entrada de datos y proporciona visibilidad en tiempo real. Las tecnologías avanzadas; como, el aprendizaje automático que puede llevar la automatización un paso más allá, al analizar los recibos móviles para rellenar automáticamente los campos de datos en un informe de gastos e incluso ofrecer recomendaciones de viaje personalizadas. La IA también puede prevenir el fraude accidental, por ejemplo, la introducción por error de un gasto o factura dos veces, analizando recibos, transacciones con tarjeta de crédito y reservas.

Aprovechar las API.

Las herramientas que permiten que los datos fluyan sin problemas en un negocio ayudan a descubrir ahorros y mejorar el rendimiento general. Es importante asegurarse de que la solución tecnológica se extiende a un ecosistema de soluciones de terceros como aplicaciones comunes de viajes y contabilidad. Como Airbnb y QuickBooks, para simplificar la transferencia de datos y mejorar la experiencia del usuario. 

Crear alertas presupuestarias personalizadas.

Permita que la tecnología realice un seguimiento del excedente o del gasto por encima del presupuesto, creando alertas cuando se alcance o no un determinado límite de gasto en un determinado momento. Al establecer de forma proactiva notificaciones presupuestarias automáticas basadas en límites predeterminados, los responsables financieros pueden captar más activamente el exceso de gasto o reasignar efectivo adicional hacia nuevas oportunidades de forma oportuna. Hay que buscar soluciones que permitan crear subcategorías de presupuesto personalizadas para realizar un seguimiento más detallado.

Con independencia del clima económico, al aprovechar la tecnología que puede hacer un seguimiento eficaz y analizar el gasto diario en comparación con el presupuesto, los responsables financieros pueden gestionar el gasto a medida que se desarrolla para ahorrar dinero de forma efectiva y beneficiar el resultado final de una empresa. 

Joao Carvalho, colaborador de T&E News

Joao Carvallo
Head of SAP Concur para España, Portugal y África Francófona
https://www.concur.es

Joao Carvalho - Head of SAP CONCUR España, Portugal y África Francófona

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