Entrevista con Thomas Pruneyrac, Global Director Travel & Expense de OVH Cloud

Entrevistamos a Thomas Pruneyrac, Global Director Travel & Expense del grupo OVH Cloud. Y hablamos sobre el futuro de los viajes a nivel munidal.

OVH CLOUD es un gran grupo de empresas, de origen francés y nacida en 1999 como «Data Center company». La empresa diseña y opera su propia red mundial de fibra óptica con un espíritu de startup.

OVH Cloud cuenta hoy con más de 30 puntos de presencia en todo el mundo y miles de kilómetros de fibra. T&E News ha podido entrevistar a Thomas Pruneyrac para que nos hable sobre las medidas y adaptabilidad de la compañía al COVID-19.

Thomas Pruneyrac, es un joven dinámico y emprendedor que después de finalizar sus estudios en finanzas, recogió el testigo familiar y se encargó de la dirección de un grupo de agencias de viajes. Luego pasó al sector hotelero en Marruecos. En 2012 pasó a colaborar con Egencia (Expedia) en el departamento de Eventos.

Primeramente, queremos darle las gracias por concedernos la entrevista en medio de esta gran tormenta mundial.

¿Cuál es su cargo actual en OVH Cloud y qué funciones desempeñas?

Mi puesto es de Global Director Travel & Expenses. Básicamente coordino y dirijo los equipos de: Viajes (Travel), Notas de Gasto (Expense), Flotas (Fleet) y Eventos internos (Events) para el grupo OVH Cloud.

¿Cuántos viajes realizó OVH Cloud el año 2019?

En 2019 realizamos 8.000 viajes y desplazamientos laborales con un presupuesto anual (Travel Budget) de cinco millones de euros (5.000.000 €)

¿Cómo es la combinación gestión interna y TMC?

Históricamente, tenemos a Egencia como agencia de viajes (TMC) para los vuelos, hoteles y alquiler de coche. Para la parte tren, desde hace 2 años, pasamos por Trainline. Además, gestiono un equipo de 4 personas con la especificidad de tener un OID de Amadeus internamente a través de Egencia, lo que nos permite modificar billetes y gestionar emergencias. La parte de emisión queda en Egencia.

¿Cuáles son las APPs más usadas por vuestros viajeros y viajeras?

Las más utilizadas son la App de Egencia para vuelos, hoteles y rent a car, la app de Trainline para tren en Francia, la App de Expensya para notas de gasto, la de Uber for Business para la movilidad urbana, la de Uber Eats, para dietas y también Blue Valet para Parking

Me gustaría añadir en este punto que hemos desarrollado, en asociación con Expensya, unas nuevas herramientas digitales que nos permiten anticipar, analizar y decidir los gastos iniciales del personal. Esto pasa a través de un “dashboard” que concilia todos nuestros datos de todas las Apps: Egencia, Trainline, Expensya, Uber, etc.

Creo que el futuro en la coordinación dirección de la movilidad (viajes, flotas y eventos) en las empresas será Financiero e Innovador.

Hoy en día, los viajes ya no deberían verse como una extensión contable sujeta a las iniciativas de viaje de los empleados, sino como un departamento completo con profesionales cualificados, con KPI’s y con herramientas digitales que pueden todos juntos generar ahorros sin comprometer la comodidad y seguridad de todos los empleados desplazados.

Es sin duda usted, de los pocos profesionales que incorpora los gastos en la gestión del Business Travel, entendemos que su perfil financiero es la clave.

Sí, en OVH Cloud hemos combinado Viajes y Gastos porque el tema, en mi opinión, no debe decolorarse. Los gastos son parte de un viaje y, sobre todo, su política es decisiva en la comodidad y seguridad de los empleados que viajan.

Sí es cierto, como base de estudios soy un financiero y, aunque esto me ayuda en el análisis y la estrategia, es esencial escuchar a los empleados y hablar con los actores del mercado.

¿Cómo se planteaba el futuro de los viajes antes COVID-19?

Somos una empresa en rápida expansión con más de 2.400 empleados y 300 puestos actualmente abiertos. Somos Mundiales y eso ya requiere interacciones entre ciudades. Siempre hemos prestado atención a nuestros gastos y la legitimidad de nuestros viajes. Hace dos años, implementamos el acceso a herramientas de trabajo remotas (Cisco) en paralelo con nuestra nueva política de viajes. Esto redujo nuestros viajes entre las ciudades en un 40 por ciento y creo que seguiremos por esta línea…

Maggie Rauch me comentaba que quizás esto cambiará nuestra forma de movernos y de relacionarnos; ¿Lo cree usted?

Estamos de acuerdo con su análisis, pero ya habíamos anticipado el tema hace dos años. Sabíamos que teníamos que superar la costumbre de la oficina central y poner más reuniones en “remote”. Nuestro trabajo requiere que mantengamos nuestra infraestructura 24/7. Por eso que ya estábamos preparados en la gestión de una crisis y tenemos la costumbre de trabajar con las herramientas para apoyarnos (llamadas, VPN, datos compartidos, etc.). Esto nos permitió poner a 2/3 del personal en teletrabajo en menos de 72 horas sin penalizar la actividad.

Todos recordamos el volcán en 2010, los atentados repetidos en los últimos años, en Europa… Lamentablemente, siempre hemos tenido que organizar con este tipo de puntos urgentes. La gran diferencia esta vez es que todo el planeta está luchando del mismo lado. Esto creo que hará posible encontrar soluciones más rápidas y efectivas para mantener la actividad.

¿Cuáles han sido vuestras actuaciones inmediatas ante el Covid-19?

Trabajamos por adelantado, desde el comienzo del Covid-19, durante el confinamiento de China, en diferentes escenarios. Tenemos oficinas en Singapur. Inmediatamente tomamos medidas de confinamiento para proteger a los equipos. Ya vimos la importancia de la crisis al poner a nuestros equipos de Milano en teletrabajo, y luego rápidamente a todas nuestras oficinas. A partir de febrero, pedimos licencias y ordenadores para permitir que nuestro personal que estaba menos acostumbrado a trabajar desde casa (ejemplo : el servicio al cliente) pudiese tener las herramientas necesarias.

¿Considera que esta situación marcará una antes y un después en la industria de los viajes de negocios?

Esto es innegable, y favorecerá el teletrabajo incluso para los más negativos sobre esta forma de trabajar, hasta entonces. Los desplazamientos serán menos frecuentes, será necesario trabajar y analizar sobre la necesidad de la estancia.

En OVH Cloud ya lo hacemos desde más de 2 años, y si se nos consideraba como pioneros, mañana solo seremos la norma.

Esta entrevista con Thomas Puenyac, Global Director Travel & Expenses en OVH Cloud, a sido posible gracias a una amiga y gracias a su valiosa colaboración podemos ofrecérosla.

Jesse Guerrero

Jesse Guerrero

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