Consejos para simplificar la gestión de los gastos de los desplazamientos

Supervisar cualquier negocio implica un compromiso firme tanto de tiempo como de energía. Pero a menudo es difícil hacer un seguimiento de todo lo que está sucediendo en nuestra empresa. Y cuando su equipo está compuesto por profesionales que viajan regularmente por trabajo, ese desafío aumenta aún más. La gestión de los gastos de los viajes y desplazamientos (notas de gasto) puede ser uno de los aspectos más confusos y menos digitalizados de la gestión empresarial de hoy en día, y también es una de las tareas con un mayor riesgo al fraude interno y a los errores humanos. La clave para evitar los errores, reducir el fraude, y así mejorar el balance anual en lo que respecta a los gastos en desplazamientos y viajes de negocios, realmente se reduce a una cosa sencilla: LA SIMPLIFICACIÓN. Cuanto más complejo sea proceso administrativo, peor serán los resultados contables. Debido a esto, simplificar la gestión de los gastos puede significar una decisión vital.

Simplificar la gestión de los gastos

Les aseguro que no es tan difícil como podrían pensar, el paso más importante es la búsqueda del software de gestión de gastos de viaje (expense management solution)más adecuado. Una vez que haga esto, el resto del proceso de implementación debe ser rápido.

Aquí van nuestros consejos para recordar cuando decidan incorporar las nuevas tecnologías y simplificar la gestión los gastos.

Busque una solución de software con amplias funcionalidades

Busque una solución de software con todas las funciones posibles. Los mejores programas ofrecen una amplia gama de herramientas y características que incluyen aspectos claves como:

La conectividad móvil. Que tenga una compatibilidad con una amplia gama de versiones y sistemas operativos.

La integración con medios de pago. Que tenga posibilidad de integrar distintos medios de pago: tarjetas de crédito, tarjeta corporativa, y sobre todo con opciones para los nuevos medios de pago virtuales.

La conversión de moneda . Que pueda reconocer y trabajar con cualquier moneda.

Homologación Los países pueden aplicar medidas para homologar estas soluciones. En el caso de España, las soluciones deben pasar un proceso obligatorio de homologación si quieren que sus ficheros generados puedan ser considerados válidos por la Agencia Tributaria.

La conectividad en línea. Que la aplicación tecnológica esté en la nube

Nuevas oportunidades de automatización. Que las empresas que desarrollan las soluciones tecnológicas ofrezcan una garantías de mantenimiento de la inversión en I+D para que puedan incluir novedades y actualizaciones.

Así que asegúrese de revisar la lista completa de características de la herramienta para que realmente satisfaga con todas sus necesidades actuales y futuras.

Explique las políticas y procedimientos a los empleados

Pero para Simplificar la gestión de los gastos también ha de asegúrese de explicar las nuevas políticas y procedimientos a sus empleados. Una de las principales razones por las que las cosas se vuelven confusas no es que el sistema en sí sea complejo, es que su equipo no comprende completamente cómo usarlo. Si se toma el tiempo para asegurarse de que comprenden todas las reglas, regulaciones y procesos, obtendrá mejores resultados.

Por lo tanto, asegúrese de que su equipo comprenda cómo usar el software que seleccione. Esas características mencionadas anteriormente pueden tener un tremendo impacto en su balance final, pero si su equipo no sabe cómo usarlas adecuadamente, podría lastimarlo a largo plazo. Como consejo, es importante saber que tendrá que dedicar tiempo y recursos para asegurándose de que todo su equipo sepa cómo usar el nuevo software.

Para finalizar, con estos dos consejos, tiene las claves sobre la cuales construir un nuevo proceso mucho más efectivo para supervisar y gestionar los gastos (notas de gasto) de los viaje y desplazamientos. Seleccionando el software adecuado y una correcta comunicación a su equipo, podrá tener un sistema digital simple, eficiente y efectivo.

Juli Burriel - Editor TE News

Juli Burriel - Editor TE News

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