10 preguntas antes de contratar una solución tecnológica de gestión de viajes

Muchas compañías, especialmente aquellas que enfrentan un rápido crecimiento, están recurriendo a nuevas plataformas para ayudarles a administrar sus viajes de negocio. Pero con tantas opciones en el mercado, ¿Cómo saber que están tomando la decisiones correctas para su empresa al contratar una solución tecnológica de gestión de viajes?

Aquí les proponemos las 10 preguntas clave que puede realizar a cualquier proveedor de Travel Management Solutions, con el fin de estar seguro de contratar una solución tecnológica de gestión de viajes que más se ajuste a sus necesidades.

1. ¿De dónde viene su inventario?

Cuando utilice una plataforma para reservar viajes de negocios, querrá asegurarse de poder acceder al inventario de las líneas aéreas y cadenas de hoteles que utiliza con frecuencia. Compruebe si esos proveedores están incluidos en el inventario. Además querrá encontrar una solución de gestión de viajes que extraiga su inventario de todos sus puntos de acceso, así como de como sitios de consumo (por ejemplo, KAYAK o Booking) y sistemas de distribución global (por ejemplo, Amadeus o TravelPort).

2. ¿Ofrecen tarifas negociadas?

Una de las principales motivaciones para contratar una solución tecnológica de gestión de viajes corporativos es ahorrar dinero en vuelos y hoteles individuales. Históricamente, las tarifas negociadas solo han estado disponibles para grandes corporaciones que gastan millones de dólares/euros en viajes cada año. Pero las mejores plataformas de gestión de viajes pueden aprovechar las relaciones de la industria y el vasto poder de compra para poder transferir esos ahorros a los clientes que reserven a través de la plataforma.

El hecho de que no sea una gran empresa no significa que no pueda acceder a tarifas corporativas especiales, así que no deje que su empresa se pierda los ahorros potenciales y pregunta a el posible proveedor tecnológico qué puede ofrecer en términos de inventario negociado.

3. ¿Cobran tarifas de reserva y / o tarifas de soporte?

A muchas compañías de gestión de viajes les gusta anunciar sus bajas tarifas de suscripción, pero cuidado. Muchas de estas opciones pueden sorprenderte con tarifas de transacción adicionales por cada solicitud de implementación, reserva y soporte.

Si reducir las tarifas únicas y predecir los gastos son importantes para su negocio. Asegúrese de que la opción que está considerando ofrezca una tarifa fija para que Finanzas pueda saber exactamente cuánto costará la herramienta.

4. ¿Cómo cambian los precios a medida que crece el número de viajeros?

Las empresas siempre están evolucionando. Por lo que necesita una herramienta de gestión de viajes que pueda evolucionar con usted y su corporación.

Si su empresa está en modo de crecimiento, agregando más viajeros cada mes y año, querrá saber cuánto pagará en el futuro. Algunas compañías de administración de viajes usan cantidades específicas, para dejar en claro cómo cambia el precio a medida que se agregan más viajeros, otras no. Así que asegúrese de irse teniendo clara exactamente a qué tipo de inversión se enfrentará, ahora y en el futuro.

5. ¿Qué tipo de herramientas de informes ofrece la solución tecnológica de gestión de viajes?

Un punto importante para el equipo de finanzas es la falta de visibilidad del gasto de viaje, lo que hace imposible rastrear e informar con precisión sobre el gasto de viaje en tiempo real.

Todavía son muchas las empresas, que realizan los informes de gastos de forma retroactiva. Los viajeros de negocios regresan de su viaje y solo entonces presentan sus gastos y recibos. Para evitar los largos procesos de entregas de informes y poder crear pronósticos más precisos, querrá que su TMS ofrezca herramientas de informes de gastos en tiempo real.

Pero no querrá comenzar por ahí. Los equipos de finanzas también quieren poder ver fácilmente qué porcentaje de las reservas estaban dentro o fuera de la política, qué departamentos gastan más en viajes y cuánto dinero están ahorrando a través de tarifas negociadas y programas de lealtad corporativa.

6. ¿Con qué herramientas de gestión de gastos se integran?

Con los viajes de negocios (travel management) vienen las notas de gasto (expense management). El Travel & Expense es el segundo mayor costo para la mayoría de las empresas, solo por detrás de la nómina. Desafortunadamente, estos costos no son fáciles de seguir. Los viajeros a menudo retrasan sus envíos de gastos y / o dejan de lado la información crítica, lo que dificulta que las empresas rastreen y administren con precisión el T&E.

Si la optimización de sus informes de gastos es lo más importante, considere invertir en una herramienta de informes de gastos. Pero primero, consulte con diferentes herramientas de gestión de viajes corporativos sobre las integraciones que ofrecen. Debido a que los viajes de negocios probablemente sean uno de sus principales costos, querrá tener un proceso coherente de administración de gastos que lo haga simple tanto para los viajeros como para los financieros.

7. ¿Cómo puede ayudarnos a mejorar nuestra gestión de políticas?

La mayoría de las compañías no tienen una política de viajes. Incluso si la tienen, es probable que alguno de sus empleados no la siga. Una política de viaje es un conjunto de pautas para ayudar a los viajeros a tomar decisiones inteligentes al reservar alojamiento para viajes de negocios. Por lo general, describen cuánto gastar en vuelos, hoteles y gastos diarios.

El cumplimiento de la política ofrece una oportunidad para administrar los costos porque cuando los empleados conocen la política y la reservan, su equipo de finanzas puede presupuestar con precisión el gasto de viaje y predecir los costos futuros.

Antes de invertir en una solución tecnológica de gestión de viajes, averigüe exactamente cómo maneja la herramienta de gestión de viajes las políticas. ¿Le permiten ingresar su propia información de política? ¿Notifican automáticamente a los viajeros y administradores cuando una reserva está fuera de la política? ¿Le ayudan a establecer políticas precisas y límites de gasto utilizando precios dinámicos y datos de precios específicos del mercado?

8. Duty of care

¿Sabe dónde están todos tus empleados que viajan? Este es un componente frecuentemente descuidado de la gestión de viajes de negocios, pero la implementación de la herramienta de software de gestión de viajes adecuada puede ayudar a su empresa a mejorar sus esfuerzos de duty of care.

El «deber de cuidado» es responsabilidad de su organización. Tener en cuenta la seguridad y el bienestar de sus empleados mientras están en la carretera o de viaje. Características como el seguimiento de viajes en tiempo real y una plataforma de reserva centralizada pueden ayudar con esto.

9. ¿Qué nivel de apoyo al viajero podemos esperar de la solución tecnológica de gestión de viajes?

¿Sus responsables de viajes son actualmente responsables de brindar apoyo a sus viajeros? Si es así, es probable que estos empleados pasen sus noches y fines de semana en los teléfonos con las aerolíneas y los hoteles para manejar cualquier conflicto, demora o cancelación que su viajero esté experimentando.

El servicio al cliente debe ser una alta prioridad durante su búsqueda de un software de gestión de viajes. Con el fin de que sus asistentes ejecutivos y gerentes de oficina puedan retroceder el tiempo que actualmente están dedicando a brindar asistencia al viajero. Busque un recurso que priorice el servicio al cliente y ofrezca un soporte al viajero constante y valioso.

10. ¿Cuánto tiempo tarda este producto en implementarse?

La implementación de nuevas herramientas puede ser costosa, no solo en dólares, sino también a tiempo. No hay nada peor que invertir en un nuevo recurso y tener que pasar semanas o meses esperando para instalarlo. Desea que los empleados comiencen a aprovechar rápidamente una solución de gestión de viajes, así que busque una opción con una interfaz de usuario fácil y un proceso de implementación rápido.

Después de obtener respuestas de todos los proveedores que está considerando, siempre es una buena idea escuchar a los propios clientes. Una investigación rápida en línea sobre las opiniones de los clientes es una excelente manera de obtener una perspectiva «pero no confíe en nuestra palabra …» sobre cómo se sienten los usuarios reales sobre el producto.

Con estas 10 preguntas que nos recomienda Kathleen Burns del Business travel Blog de LOLA.com, llevamos a total análisis a cualquier solución tecnológica de gestión de viajes.

Redacción

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